Een slechtnieuwsgesprek voeren: 6 tips
Een sollicitant afwijzen, een collega ontslaan of een negatieve beoordeling geven: als (interim) manager moet je soms slechtnieuwsgesprekken voeren. Helaas kan je het nieuws niet mooier maken, maar je hebt wél invloed op de manier waarop je het vertelt.
Als je de boodschap helder en vriendelijk overbrengt, kan je gesprekspartner het nieuws beter ontvangen en verwerken. Maar hoe doe je dat? Hieronder delen we zes tips voor het voeren van een slechtnieuwsgesprek.
1. Bereid het gesprek goed voor
Bedenk van tevoren wat je wilt zeggen, zodat je tijdens het gesprek niet naar woorden hoeft te zoeken. Een paar zinnen zijn voldoende, want na het horen van het nieuws is het vooral belangrijk dat je medewerker tijd heeft om de boodschap te laten bezinken. Een andere praktische tip is om vlak voor en na het gesprek geen andere afspraken in te plannen. Dan ga je rustig het slechtnieuwsgesprek in en je hoeft het niet af te raffelen.
2. Oefen het slechtnieuwsgesprek
Wanneer je erg tegen het gesprek opziet, kun je eerst in je eentje of met een collega-manager oefenen. Als je graag wat begeleiding wilt bij het oefenen van slechtnieuwsgesprekken, is bijvoorbeeld een cursus Gesprekstechnieken een aanrader. Je leert hoe je een slechtnieuwsgesprek voert, maar ook andere gespreksmodellen en -methodieken komen aan bod.
3. Wees direct en duidelijk
Steek direct van wal. Wanneer je eerst naar de weekendplannen van je werknemer vraagt, creëer je niet de juiste sfeer en komt het nieuws nog harder binnen. Zeg na de begroeting dat je helaas geen goed nieuws hebt en vertel in begrijpelijke taal wat er aan de hand is. Wees vriendelijk, maar verzacht het nieuws niet. Als je iemands vertelt dat zijn contract niet wordt verlengd, zeg dan bijvoorbeeld niet: ik weet zeker dat je snel een andere baan vindt.
4. Geef de ruimte en toon begrip
Geef de ander de ruimte om de boodschap door te laten dringen en erop te reageren. Het is niet erg als het eerst een tijdje stil is. Wacht rustig af tot je medewerker er klaar voor is om een reactie te geven. Het kan zijn dat hij of zij boos wordt – toon ook dan begrip. Blijf wel zakelijk en reageer bijvoorbeeld niet met: ik vind het ook niet makkelijk. Jouw emoties zijn tijdens slechtnieuwsgesprekken even ondergeschikt.
5. Sta open voor vragen
Verwelkom vragen van je medewerker en geef eerlijke, duidelijke antwoorden. Zo kun je eventuele onduidelijkheden ophelderen en de ander helpen om het nieuws beter te begrijpen en te verwerken. Waak er wel voor dat er geen discussie ontstaat – dat wekt valse hoop en zorgt dat de daadwerkelijke boodschap verloren gaat.
6. Bespreek de vervolgstappen
Noem aan het einde van het gesprek de vervolgstappen, zodat je medewerker weet wat hem of haar te wachten staat. Het is bijvoorbeeld goed om uit te leggen dat je de inhoud van het slechtnieuwsgesprek nog op schrift stelt. Mogelijke andere vervolgstappen zijn het schrijven van een referentie of het inplannen van loopbaanbegeleiding.
Je managementvaardigheden versterken?
Wil jij niet alleen leren om slechtnieuwsgesprekken te voeren, maar ook je andere managementskills versterken? Of wil jij graag als personeelsmanager of interim manager aan de slag? De opleidingen HRM en Interim Management passen dan goed bij jou – en ze zijn bovendien uitstekend te combineren met de cursus Gesprekstechnieken.